Following Safe and Healthy Working Practices when Using ICT

1.  Know and use safety measures when using

1.1  Demonstrate the safety checks that should be made prior to using ICT.

1.2  Use steps to ensure personal safety and comfort.

1.3  Demonstrate procedures for obtaining help when safety issues occur.

Discuss the following items: 

Comfort  Desks and workstations  Seating  Monitors  Keyboards  Software  Noise  Heat and light  Personal safety  Electrical safety  Mobile equipment

The following points are recommendations for safe working practice when IT equipment is being used.

Environment

Heat  Computers generate heat.  Ensure air vents are not covered and that there are no papers or books on top of the monitor which could cause a fire hazard.  Acceptable room temperatures are between 18C and 25C.

Humidity  Computers produce dry, negatively ionised hot air.  Rooms should be well ventilated or have some means of introducing humidity.

Light  Avoid reflections on the screen.  Uplighting round the edges produces the best results but well diffused strips are acceptable.  Use blinds to reduce glare and reflections.  Position screens at right angle to windows if possible or aim to reduce reflection.

Sound  Noisy printers should be housed in a sound proof box – acoustic hood (which should have a fan fitted to prevent over-heating).  Replace with quiet ink or laser jet printers where possible.

Screens  Screens should be adjustable for angle (tilt and swivel), non-reflecting or positioned to avoid reflecting images.  It should be possible to adjust for brightness and contrast.  Screens should be cleaned regularly.

There is no firm evidence that electro-magnetic radiation from VDU screens is harmful, but doubts exist about its long term effects on pregnant women.  EMR can be minimised by using low radiation screens and by sitting at least 50 – 60 cm from the screen.

A small percentage of people suffer from photosensitive epilepsy (attacks triggered by flashing lights).  VDU screens do not usually trigger attacks, but screens with a slow screen refresh rate (below 60MHz) can induce tiredness and make users more susceptible to attacks.  Screens used should have no flicker visible for pupils who are most susceptible.

Users should be able to see a VDU screen from 75cm.  Since the atmosphere is dry, users with contact lenses may need to blink more often or use tear-substitute drops.

• Maintaining health and safety when using ICT
• Check the equipment regularly and report any faults immediately.
• Ensure you know how to operate equipment before the lesson.
• Use only the correct accessories with each item of equipment.
• Ensure you are sitting correctly on height-adjustable chairs if applicable.
• Ensure that computer screens are at the correct height (eye level).
• Limit the amount of time you spend seated at computers.
• Never overload sockets.
• Ensure that the equipment is being used safely and intervene when it is not.
• Store equipment safely and securely when not in use

1. adequate lightining 2. adequate contrast, no glare or distracting reflections

3. distracting noise minimised

4. leg room and clearances to all postural changes

5. window covering

6. software:  appropriate to task, adapted to user, provides feedback on system status, no undisclosed monitoring

7. screen:  stable image, adjustable, readable, glare/reflection free

8. keyboard:  usable, adjustable, detachable, legible

9. work surface:  allow flexible arrangements, spacious, glare free

10. work chair:  adjustable

11. footrest